Реклама на портале

Выдача заработной платы наличными через кассу. Как осуществляется выдача заработной платы из кассы. Даты и периодичность выплат

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия - максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимит ап. 2 Указания . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срок апп. 4.6 , 6.5 Указания :

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумм уабз. 3 п. 6.5 Указания , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книг еп. 4.6 Указания .

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел - своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпис ьабз. 2, 3 п. 6.1 , п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получател юп. 6.1 Указания .

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

  • деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
  • подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть - это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из касс ыпп. 6.1 , 6.2 Указания . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нетп. 6.5 Указания .

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

  • <или> на самого кассира - его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он - материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старши йабз. 2 п. 4 Указания , и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам. Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 4.5 Указания ;

  • <или> на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир - именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операци ип. 4 Указания , но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром - таково требование Указания № 3210-Уабз. 2 п. 6.5 , п. 6.2 , п. 4 , п. 6.1 Указания , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ).

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные сумм ыабз. 4 п. 6.5 Указания . Следовательно, дата составления РКО - это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомост иУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

Руководитель организации

(должность)

Подпись директора не требуетс яУказания по применению и заполнению форм первичной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ; п. 4.3 Указания . Поручением директора выдать определенную сумму зарплаты из кассы является подписанная им ведомость

(подпись)

(расшифровка подписи)
Главный бухгалтер

(подпись)

С.Б. Еремина

(расшифровка подписи)

Когда можно обойтись без ведомости, а когда - нельзя

Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомост ип. 6 Указания .

Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, - если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:

  • лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штра фч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержк ист. 236 ТК РФ .

В ТК отдельно оговорено, что названная компенсация подлежит выплате, даже если в задержке работодателем выплаты зарплаты нет его виныст. 236 ТК РФ . Однако это правило не работает, если работник сам не пришел за зарплатой, при условии что на начало и на конец дня выдачи в кассе была необходимая сумма и деньги были подготовлены к выдаче по ведомости, подписанной директором. Ведь в этом случае уже нельзя говорить о том, что зарплату задержал работодатель;

  • основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
  • обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.
О том, чем опасно досрочное перечисление НДФЛ, вы можете прочитать: 2014, № 21, с. 4

Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплат ыпп. 4 , 6 ст. 226 НК РФ . Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюдже тПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@ , от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@ , так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещен ап. 9 ст. 226 НК РФ . И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.

Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.

И наконец, бывает и такая ситуация, когда зарплатная ведомость есть, а РКО к ней не нужен, - если вся указанная в ведомости сумма была депонирована. Ведь деньги из кассы так и не были выданы.

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Для этого нужно:

  • оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
  • ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

  • по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • по расходному кассовому ордеру.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру - соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т-49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т-53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Выплата по доверенности

Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности».

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие:

  • фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
  • указанных в расходном кассовом ордере данных документа, удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: кем может быть заверена доверенность на получение зарплаты через кассу организации ?

Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, нотариальное заверение которых обязательно.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции (за исключением ценной), может быть удостоверена:

Организацией, в которой доверитель работает или учится;

Администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, не может передоверить свои полномочия другому гражданину. Дело в том, что передоверие в случае получения зарплаты (иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, авторских вознаграждений, пенсий, пособий, стипендий) не допускается (п. 5. ст. 187 ГК РФ).

От имени организации, где работает сотрудник, доверенность на получение зарплаты может заверить руководитель организации либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями (ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Кроме того, руководитель может передать свои полномочия другому человеку по доверенности в простой письменной форме (ст. 187 ГК РФ, ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Бухучет

При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 50

- выплачена зарплата из кассы.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).

Выплата депонированной зарплаты

Сотрудник, желающий получить депонированную зарплату, должен уведомить об этом организацию в устной либо письменной форме.

На выплату зарплаты (в т. ч. депонированной) можно использовать как деньги, полученные в банке, так и свою выручку.

Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. По общему правилу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день прописывается в Правилах трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре (ст. 136 ТК РФ). Например, можно предусмотреть, что при наличии достаточных средств в кассе организации депонированные суммы выплачиваются в день обращения сотрудника.

Депонированную зарплату сотруднику выдавайте по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) (п. 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В бухучете при выплате депонированной зарплаты сделайте проводку:

Дебет 76-4 Кредит 50

- выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 76).

Пример выплаты сотруднику депонированной зарплаты

В ЗАО «Альфа» срок выдачи зарплаты - 3-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации. Менеджерам организации зарплата за январь выдана 3 февраля. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.

Менеджер организации А.С. Кондратьев не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована.

Менеджер вышел на работу 10 февраля и в письменной форме уведомил бухгалтерию о своем намерении получить депонированную зарплату.

В трудовом договоре с сотрудником указано, что депонированная зарплата выдается по письменному заявлению сотрудника в следующие сроки:

  • либо в день обращения за выплатой - если в кассе организации достаточно средств;
  • либо в течение трех дней со дня обращения за выплатой - если необходимую сумму нужно получить в банке.

Деньги на выплату депонента бухгалтер получил из банка 12 февраля. В этот же день депонированная зарплата была выплачена сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2).

В учете выдача депонированной зарплаты отражена проводкой:

Дебет 76-4 Кредит 50
- 52 200 руб. - выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Выдача заработной платы осуществляется кассиром, однако если такой должности в штате нет ввиду малого размера предприятия, или его территориальной удаленности, заниматься этим может любой сотрудник, назначенный руководителем. Делается это с помощью приказа с обязательной подписью ознакомленного работника.

Денежное вознаграждение за проделанную работу выдается в рублях.

В соответствии с трудовым договором может устанавливаться иные формы. Однако следует помнить о том, что выдача заработной платы должна быть на 80% в денежном выражении .

Кроме того, действует запрет на использование для оплаты наркотических и спиртных веществ, боеприпасов и других веществ, исключенных из свободного оборота.

Как осуществляется выдача заработной платы из кассы

Выплата зарплаты через кассу может производиться как за счет выручки, так и быть снята с расчетного счета. Если выбирается второй вариант необходимо в чеке указать цель — выдача заработной платы. Полученные денежные средства оформляются приходным кассовым ордером, а выплаты расходными кассовыми ордерами , это стандартные формы для ведения бухгалтерского учета. Подписывать их должен руководитель (директор организации, главный бухгалтер) и кассир, или лицо его замещающее.

В настоящее время центральный банк больше не устанавливает лимит денежной суммы в кассе , это делает руководитель. Кроме того выдача заработной платы через кассу может проводиться в течение 5 дней, а не трех, как это было раньше. В эти дни возможны переизбытки кассового лимита.

Перед выплатой заработной платы кассир должен проверить следующие пункты в поступивших документах:

  1. Суммы денежных средств прописью и цифрами должны быть одинаковыми.
  2. Должны присутствовать подписи главного бухгалтера и руководителя.
  3. Правильность заполнения документов и отраженной в них информации.
  4. Соответствие ФИО при выдаче денежных средств данных указанных в паспорте и в платежных документах.

Выдача заработной платы из кассы работником (кассиром) идет в следующем порядке :

  • отсчитать необходимую денежную сумму для выдачи работнику;
  • дать расписаться в зарплатной ведомости работнику;
  • произвести совместный просчет денежной суммы с работником;
  • отдать заработную плату работнику.

На общую сумму ведомости делается расходный кассовый ордер . Можно производить выплаты и без ведомости, в этом случае на каждого из работников составляется расходный кассовый ордер.

Если по истечении 5 дней деньги работником не были получены в зарплатной ведомости , напротив его фамилии ставится оттиск «депонировано». Далее просчитывается итог выданной суммы по ведомости, и эта сумма ставится в графу «выдано».

Остаток денежной суммы с фамилиями работников отдается на сверку бухгалтеру, после чего депонированная заработная плата зачисляется обратно на расчетный счет.

Если работник обратится за депонированной заработной платой , ее могут выплатить вместе со следующей заработной платой, авансом или иной другой день, установленный на предприятии. Порядок выдачи подобных сумм декларируется положением внутри предприятия. Обычно работнику необходимо заполнить заявление. Обычно депонированную заработную плату можно получить в течение трех лет.

Можно ли выдать зарплату через подотчетника

Нас иногда спрашивают: а что будет, если зарплату сотрудникам выдать через подотчетника (то есть сначала предназначенные для выплаты зарплаты деньги выдать под отчет сотруднику, а потом он раздаст их другим работникам)? Такой вопрос возникает, например, в ситуации, когда нужно выдать зарплату сотрудникам, работающим в командировке, на отдаленной стройке, на полевых работах, находящимся дома на больничном и т.д., то есть когда через кассу это сделать невозможно.

Отвечаем: выдавать зарплату через подотчетное лицо рискованно. Потому что под отчет деньги (как наличными, так и перечислением на карту) выдают только для того, чтобы за пределами организации расплачиваться со сторонними юридическими и физическими лицами за приобретаемые у них от имени компании товары, работы и услуги. А зарплату наличными должен выдавать только кассир и только по расчетной или расчетно-платежной ведомости <1>.

Все операции с наличными в организации должны проходить через кассу и записываться в кассовую книгу. И если какие-то операции — не только приходные, но и расходные — прошли через подотчетника и, соответственно, записи о них в кассовую книгу не попали, то это считается неоприходованием наличных <2>. За это положен штраф <3>.

Оштрафовать могут в течение 2 месяцев со дня совершения нарушения <4>.

Как же быть? Кто выдаст зарплату работникам, у которых нет возможности получить деньги в кассе организации? Конечно, самый удобный способ выдачи зарплаты сотрудникам, работающим там, где у организации нет кассы, — перечисление денег на их счета (зарплатные карты). Но, увы, далеко не всегда люди на это согласны, особенно если трудятся они в такой местности, где банкоматы и отделения банков — редкость.

Остаются следующие варианты.

Вариант 1. Отправить к работникам кассира, чтобы он выдал им зарплату. Прежний Порядок ведения кассовых операций допускал выдачу зарплаты через раздатчиков — работников, не являющихся кассирами. Нынешнее Положение о них не упоминает, но предусматривает, что деньги для раздачи зарплаты работникам один кассир — старший — может выдать другим кассирам <5>.

Можно временно назначить кассиром и работника, которому вы собирались выдать зарплатные деньги под отчет, специально для того, чтобы он мог их раздать сотрудникам.

Деньги на зарплату кассир должен забрать из кассы по подписанному руководителем РКО. Заявление о получении денег директору писать не нужно, ведь это не выдача под отчет <6>. Номер РКО впишите в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Раздав зарплату, кассир подпишет ведомость в строке "выплату произвел". Если часть сотрудников получит зарплату из кассы, а часть — от кассира-раздатчика, составьте две отдельные ведомости.

Если наличные кассиру-раздатчику выдаст старший кассир, можно оформить это не РКО, а записью в форме КО-5 <7>. А РКО составить потом, на основании подписанной работниками ведомости <8>.

Вариант 2. Работники выдадут доверенности на получение зарплаты другому сотруднику , например бригадиру, который получит деньги в кассе и затем раздаст им <9>. Этот сотрудник и распишется в платежной ведомости за каждого. Перед подписью кассир должен написать "по доверенности", а саму доверенность либо ее копию (если она многоразовая) приложить к РКО. За вручение денег работникам организация в этом случае ответственности не несет. За то, чтобы они попали к работникам в целости и сохранности, отвечает тот, кому выдали доверенности.

Или работники выдадут доверенности на получение зарплаты своим родственникам , у которых есть возможность получить деньги в кассе организации. Доверенности может заверить работодатель, то есть к нотариусу ходить не нужно. Для этого пусть работники напишут доверенности заранее.

Вариант 3. Отправить зарплату почтовым либо банковским переводом. Расходы на перевод несет организация, ведь это именно ее обязанность — обеспечить своевременную выдачу зарплаты работникам. Кроме того, работник может написать директору заявление о перечислении зарплаты на банковский счет любого человека.

* * *

Как видим, позаботиться о том, чтобы правильно оформить выдачу зарплаты, не так уж сложно — проще, чем платить штраф.

<1> Пункты 4.2, 4.6 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).
<2> Пункт 6.1 Положения.
<3> Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
<4> Статья 4.5 КоАП РФ.
<5> Пункт 4.6 Положения.
<6> Пункт 4.4 Положения.
<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<8> Пункт 4.6 Положения.
<9> Пункт 4.2 Положения.

Н.А.Мартынюк

Эксперт по налогообложению

Порядок выдачи заработной платы и других выплат из кассы организации

Предыдущая3456789101112131415161718Следующая

Сумма выдачи наличных денег, предназначенные для выплаты заработной платы, в т.ч. депонированной, пособий и других выплат, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

Заработная плата из кассы организации выдается в сроки, установленные в правилах внутреннего трудового распорядка на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором, не реже чем каждые полмесяца.

Выдача заработной платы в установленные сроки по расходным ордерам не предусмотрена и является нарушением кассового документооборота.

Зарплата и прочие суммы, выплачиваемые в межрасчетный период отдельным работникам (отпускные суммы, компенсации при увольнении, материальной помощи, пособия по беременности и родам и т.п.), могут оформляться расходными кассовыми ордерами без формирования ведомости.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, пособий и другим выплатам не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

При получении ведомости кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

Кассир получает деньги в обслуживающем банке по денежному чеку, подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает ведомость каждому сотруднику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в ведомости.

Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

При выдаче зарплаты по доверенности кассир в ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, делает запись «по доверенности». Доверенность или ее копия, заверенная в порядке, установленном работодателем, прилагается к ведомости.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат зарплаты, и других выплат, кассир должен:

– в ведомости проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги;

– сверить указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

– проставить свою подпись на ведомости;

– передать ведомость для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

При выдаче заработной платы в организации наличными может использоваться книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств через раздатчиков. В этом случае при получении денег согласно ведомости для выдачи зарплаты своему подразделению раздатчик распишется в книге учета денежных средств на срок, установленный в ведомости, а затем еще раз – при наличии остатка при сдаче денег в кассу. В ведомостях, выданных кассиром раздатчикам, каждым работником проставляется подпись, и раздатчики передают кассиру ведомости.

Трудовым правом регламентируется вопрос содержания внутренних документов в части их влияния на трудовые взаимоотношения на предприятии. В коллективном договоре или правилах распорядка устанавливаются даты, в которые должна производиться выдача зарплаты (из кассы или путем перевода на банковские карты). Какие особенности выплаты зарплаты из кассы? Остановимся на этом вопросе более подробно.

Форма выплаты зарплаты

Вознаграждения сотрудникам могут выплачиваться:

  • в денежной форме (наличностью или безналичными переводами);
  • в натуральном виде.

Чтобы реализовать операции по выдаче заработка наличными средствами, предприятие инициирует снятие требуемой суммы с расчетного счета в кассу. Осуществить эту процедуру может только уполномоченное должностное лицо, с которым заключен договор полной материальной ответственности. В чеке указываются данные лица, которому поручено получение денег в банке.

Даты и периодичность выплат

Трудовым кодексом зафиксирован порядок выдачи зарплаты дважды в месяц. Окончательный расчет с работником за отчетный период должен быть произведен до 15 числа следующего расчетного месяца.

Зарплату работникам надо выплачивать (ч. 6 ст. 136 ТК РФ):

  • за первую половину месяца (аванс) – не позднее 30-го (31-го) числа текущего месяца;
  • за вторую половину месяца – не позднее 15-го числа следующего месяца.

Конкретные даты и способ (наличными или переводом на карту) устанавливаются трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка или положением об оплате труда) (Письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, Роструда от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1).

Срок выплаты заработной платы из кассы ограничен тремя рабочими днями с момента оприходования средств по кассовой книге. После истечения этого времени все невостребованные суммы депонируются.

Работодатели не уполномочены самостоятельно сдвигать крайние даты для расчета с персоналом, задерживать наличность в кассе с последующим превышением лимита и отказываться от операций по депонированию средств. Законодательство требует зафиксировать в локальных актах точные даты выплаты дохода. Если штатная численность персонала в организации большая, то можно установить разные сроки для каждой категории сотрудников.

Документальное оформление выдачи зарплаты

При расчете с работниками наличностью выдача зарплаты из кассы в 2019 году может быть подтверждена такими формами:

  • расходный кассовый ордер, шаблон которого зафиксирован образцом КО-2;
  • расчетно-платежная ведомость по рекомендованной Госкомстатом форме Т-49;
  • платежные ведомости Т-53.

В платежных видах ведомостей после выдачи денег обязательно должны проставляться собственноручные подписи получателей средств. Если сотрудник поручил получить за него зарплату третьему лицу, факт делегирования полномочий должен быть подтвержден нотариальной доверенностью. Оригинал доверенности в момент расчета передается кассиру и подшивается к платежным документам (если это доверенность на разовое получение зарплаты).

Порядок действий кассира, когда производится выплата зарплаты через кассу:

  1. Прием подписанных ответственными лицами платежных бланков. На формах должны стоять подписи бухгалтера и руководителя фирмы.
  2. Сверка идентичности подписей в образцах и принятых к исполнению документах.
  3. Проверка соответствия итоговых сумм и правильность их указания прописью.
  4. Выдача денег получателю после предъявления им удостоверяющего личность документа (паспорта).
  5. Если выплата осуществляется по доверенности, в графе с примечаниями в ведомости указываются реквизиты доверенности.

В случаях с наличием депонированных сумм в ведомости при ее закрытии прописывается общий размер невостребованных денег. Отработанная платежная документация подписывается кассиром и передается на проверку бухгалтеру. Бухгалтер проверяет все итоги, правильность оформления отчета кассира, подтверждает результаты сверки своей подписью.

Отражение в учете

При проведении расчетов по зарплате с работниками через кассу в бухгалтерском учете должны быть показаны записи по уменьшению имеющихся в распоряжении компании наличных средств и погашению обязательств перед персоналом. Осуществляется это при помощи типовой корреспонденции Д70 – К50. Если зарплата будет выдаваться путем перевода на картсчета, то проводка составляется между дебетом 70 счета и кредитом счета 51. Депонирование средств отражается записью Д76 – К70.

Выплата зарплаты наличными из кассы - 2018 является одним из официальных способов выдачи средств работникам предприятия. Как и безналичный перевод на карту сотрудника, этот вариант предусмотрен ст. 136 Трудового кодекса РФ. Ниже рассмотрены основные моменты, касающиеся выплаты заработной платы наличными через кассу предприятия: правила, сроки, сопутствующие документы, отражение в бухгалтерском учете. Также дается ответ на вопрос, как осуществляется выплата зарплаты иностранцу - наличными или на карту.

Можно ли получать зарплату через кассу: правила выдачи

Правила выплаты заработной платы сотрудникам организации, определяющие порядок, формы, сроки, места выдачи, прописываются в локальных нормативных актах (ст. 131 и 136 ТК РФ). Такими документами могут считаться коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Дополнительно правила выдачи зарплаты закрепляются в трудовом договоре.

Можно ли получать зарплату наличными? В соответствии с действующим законодательством оплата труда сотрудника может производиться в денежном или натуральном выражении. Выдача наличных денежных средств в этих целях осуществляется по месту исполнения работником его должностных обязанностей. В день, когда работодатель должен выплатить зарплату наличными, необходимо, чтобы в кассе организации имелась требуемая денежная сумма.

По закону существует 2 источника наличных средств, которые предприятие может использовать для выплаты зарплаты:

  • Банковский расчетный счет организации. Снятие средств на зарплату выполняет уполномоченное лицо, на имя которого выписан чек для данного действия (например, кассир). В этом документе должна быть прописана цель — выплата заработной платы.
  • Наличные деньги, которые поступили в кассу, за исключением денежных средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, в частности сумм, полученных по посредническим договорам, например при комиссионной торговле, оплате услуг в пользу операторов мобильной связи и пр. (п. 3 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У).

Кому запрещена выплата зарплаты наличными. Как оплачивать труд иностранцев

В некоторых случаях государство устанавливает запрет на выплату заработной платы наличными. Его нарушение может привести к наложению штрафных санкций на работодателя. На законодательном уровне установлено, что все расчеты с гражданами иностранных государств относятся к валютным операциям. Поэтому оплата труда нерезидентов должна производиться только безналичным способом — на банковскую карту. Заключая трудовой договор с иностранцем, в нем следует указать, каким образом будет выполняться выдача зарплаты (перевод на счет в банке).

В 2018 году не запрещена выплата зарплаты наличными работникам государственных и муниципальных учреждений. Закон «О внесении изменений в Федеральный закон “О национальной платежной системе”» от 01.05.2017 № 88-ФЗ вступил в силу с 01.07.2018. Этим документом предусмотрена оплата труда сотрудников указанных бюджетных организаций путем перевода на карты национальной платежной системы «Мир». В случае отказа работника от получения заработной платы на карту «Мир» ее можно выплачивать из кассы учреждения.

Дата выдачи заработка через кассу

Сроки выплаты заработной платы через кассу не отличаются от сроков безналичного перевода на банковские карты работников. Законодательно не установлена точная дата выдачи денежных средств, но закреплен крайний срок — не позднее 15 календарных дней с даты, когда окончился период начисления зарплаты.

Таким образом, не позднее 30-го числа текущего месяца работникам должен быть выдан аванс, а оставшаяся часть выдается в следующем за расчетным периодом месяце, не позднее 15-го числа.

Не знаете свои права?

Эти правила распространяются одинаково на всех работодателей. Даже если работники по собственному желанию захотят сдвинуть сроки или получать заработок в виде одной суммы ежемесячно, делать это незаконно.

Если дата выплаты заработной платы выпадает на выходной или праздничный день, ее следует выдать в предшествующий день.

Как осуществляется выдача заработной платы через кассу

Заработная плата выплачивается:

  • по расходным кассовым ордерам (форма КО-2);
  • расчетно-платежным ведомостям (форма Т-49);
  • платежным ведомостям (форма Т-53).

Независимо от того, по какому из этих документов выплачиваются заработанные работниками средства через кассу, алгоритм остается одинаковым:

  1. Руководитель, главный бухгалтер и другие уполномоченные лица должны подписать документы на выдачу средств. Затем кассир принимает эти бумаги для исполнения.
  2. При получении ведомости или РКО кассир обязан проверить наличие всех необходимых подписей, а также выполнить проверку соответствия сумм в числовом и прописном вариантах.
  3. Наличные средства выдаются непосредственному получателю, который указан в РКО или ведомости. Для его идентификации кассир должен попросить документ, удостоверяющий личность. Если деньги за сотрудника получает иное лицо, дополнительно должна быть предъявлена официальная доверенность.
  4. Кассир подготавливает сумму наличности, которая подлежит выдаче, и передает расчетный документ получателю для подписи.
  5. Подготовленная сумма должна быть пересчитана кассиром таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за этим действием. Выдача осуществляется поштучным пересчетом купюр и монет. После этого получатель должен пересчитать полученные средства при кассире.
  6. Если выдача выполняется по РКО, кассир должен поставить свою подпись.

Выплата заработка через кассу: проводка

Если осуществляется выдача заработной платы наличными через кассу, в бухучете выполняется следующая проводка: Дт 70 Кт 50. Средства для этих целей могут находиться в кассе в течение 5 рабочих дней независимо от установленного лимита наличности. За этот период выполняются все расчетные операции с наемными работниками.

Депонированная зарплата выдается сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма КО-2) в соответствии с п. 6.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Данная операция отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 70.1. Счет 76 имеет субсчет «Расчеты по депонированным суммам», который используется в таких случаях.

Данный порядок закреплен в действующем Плане счетов, утвержденном приказом Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н.

Выдача заработной платы наличными: есть ли запрет по Трудовому кодексу и другие нюансы

Как было указано выше, запрет на выплату заработной платы наличными Трудовой кодекс не накладывает. Работник имеет право выбора, каким способом ему предпочтительнее получить заработанные деньги — на карту или на руки.

Ниже перечислены некоторые важные моменты при выплате зарплаты наличными:

  • Если зарплата выдается по ведомости, в ней следует указывать только те суммы, которые относятся к фонду оплаты труда и соцвыплатам. По отдельным РКО выдаются возмещение командировочных затрат, компенсационные выплаты за использование личного имущества, дивиденды и пр.
  • Средства, которые предназначены для оплаты труда и социальных выплат, могут находиться в кассе организации на протяжении 5 рабочих дней. При этом не важно, превышен лимит наличности или нет.
  • Не следует отражать в ведомости средства, предназначенные для выплаты физлицам, которые работают по договорам гражданско-правового характера. Если работодатель регулярно допускает эту ошибку, такие договоры могут быть переквалифицированы в трудовые, что повлечет начисление дополнительных сумм страховых взносов и административную ответственность согласно ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ.

Каждый официально трудоустроенный гражданин России вправе выбрать наиболее удобный для него способ получения зарплаты — наличными или на банковский счет. Выплата заработка наличными производится по месту работы наемного сотрудника. При этом на законодательном уровне установлен определенный алгоритм проведения данной процедуры. С 01.07.2018 выдача заработной платы работникам государственных и муниципальных учреждений может быть произведена только на пластиковую карту «Мир».

Иностранцам выплата заработной платы производится только безналичным способом (на карту получателя), так как данная операция относится к валютной.