6 ндфл можно сдавать на бумажном носителе. Заполнение электронной формы

Отчет 6 НДФЛ – новая отчетность, появившаяся в 2016 году, которая не отменяет привычный отчет 2 НДФЛ, и организации также сдают ее ежегодно. Главное отличие этих форм, заключается в том, что 6 НДФЛ отображает информацию по физическим лицам, а не индивидуально по каждому.

Составление отчета обязанность налоговых агентов (организации и ИП), которые в течение года произвели хотя бы одну выплату физическому лицу (зарплата, оплата услуг и т.д.). Отчет сдается каждые 3 месяца. Но поскольку налоговый период – календарный год, отдельные строки отчета показывают информацию с начала года.

Расчет состоит из двух страниц.

Первый лист содержит информацию об агенте, заполняются следующие сведения:

• наименование, ИНН и КПП;
• контактный телефон;
• код налоговой инспекции, к которой прикреплена организация;
• идентификационные коды (ОКТМО и код по нахождению учета);
• сведения о сдаваемом расчете (отчетный и налоговый период, номер корректировки, число страниц в отчете).

Второй лист представляет собой сам расчет, который состоит из двух разделов. Раздел 1 содержит обобщенные значения, в отличии следующего раздела он заполняется с начала года. Второй раздел показывает информацию за последние три месяца.

Ячейки 010-050 первого раздела заполняются отдельно по каждой ставке налогообложения применяемой агентом. Строки 060-090 подводят итог по ставкам.

Справка! Если предприятие использует ряд налоговых ставок, на каждую заполняется отдельный лист, ячейки 060-090 содержат информацию только на первой странице, на остальных остаются пустыми, без сведений.

Второй раздел заполняется по каждому виду вознаграждений (130), выплаченных сотрудникам в текущем квартале. В ячейке 140 отражаются суммы удержанного налога.

В графах 100-120 показываются следующие даты:

1. 100 – даты получения вознаграждения. Проставляется дата в соответствие с налоговым законодательством, например у зарплаты, указывается последний день месяца, в котором она начислена.
2. 110 – даты удержания НДФЛ. Это день конкретного перечисления денег сотрудникам.
3. 120 – даты перечислений сбора государству. Также проставляется согласно законодательным нормам, а не по действительной дате уплаты налога.

Законодательством установлен порядок сдачи отчетности. Сроки сдачи 6 НДФЛ:

• для отчетности за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев – последний день месяца, идущего после окончания периода. Например, 6 НДФЛ за 9 месяцев в 2018 году сдается 31 октября;
• для годового отчета – 1 апреля следующего за отчетным годом.

Внимание! При выпадении срока сдачи на выходной день, он сдвигается на следующий рабочий день.

Отчет сдают электронно или на бумажном носителе. Выбор только у небольших организаций, численность работников которых до 25 человек. Остальные обязаны сдавать расчет в электронном виде.

Для заполнения бумажного расчета используют шаблон счета, который легко бесплатно найти и скачать из Интернета.

В наличии два варианта предоставления отчета:

• Лично сдать ее в налоговую инспекцию;
• отправить почтой. Отправляют заказным письмом с уведомлением и описью.

Пример заполнения:

Расчет сдается в налоговую инспекцию по месту учета, для ИП – по месту прописки или месту работы (ЕНВД и патент), для фирм – по юридическому адресу.

Если у организации обособленное подразделение, которое само платит работникам, сдаются два отчета по месту учета организации и подразделения.

Заполнение электронной формы

Для составления отчета в электронном виде много программ. На сегодня разработчики бухгалтерских софтов добавили этот вид отчета. В достаточном количестве платные программы коммерческих разработчиков, из них немалой популярностью пользуются программные продукты 1С.

Можно ли заполнить 6 НДФЛ онлайн бесплатно. Большинство программ – платные онлайн ресурсы, но иногда пользуются бесплатно в течение первого времени.

Программные продукты для заполнения 6 НДФЛ онлайн:

1. Бухгалтерский софт. На сайте разработчика заполняют расчет в режиме онлайн, без скачивания и установки ПО;
2. «Мое дело». Также работает в онлайн – режиме;
3. «Небо». Еще один ресурс для онлайн работы, первые две недели после регистрации предоставляются бесплатно.

На сайте ФНС разрешается бесплатно скачивать программу по 6 НДФЛ, например “Налогоплательщики ЮЛ” разработанные налоговой инспекцией.

В программных продуктах встроенный калькулятор, который проверяет правильность заполнения отчета. Некоторые суммарные ячейки программа рассчитывает самостоятельно. Например, исчисленный НДФЛ, программа сама рассчитает налог после заполнения строк по доходам, ставке налогообложения, вычетам.

После внесения сведений, отчет выгружают для отправки в ФНС.

Отчет отправляют также электронно. Его не получиться отправить в инспекцию бесплатно. В наличии два способа отправки отчета:

1. Сдать 6 НДФЛ онлайн на сайте ФНС;
2. Сдать расчет через операторов электронного документооборота (ЭДО).

В обоих случаях необходима электронная подпись, но за нее платят. Подходящий вид сдачи расчета – заключение договора с ЭДО.

Подключение этой услуги платное, поэтому решает следующие задачи:

1. Выполняются законодательные нормы. За неправильный вид предоставления отчета (сдача бумажного типа, компанией в численность больше 25 человек), полагается штраф – 200 рублей.
2. Экономия времени. Не посещая инспекцию или почту, отчет сдается онлайн, выбирая время.
3. Снижается риск отправки отчета с ошибками. Перед отправкой, выполняется проверка отчета, файл передается в налоговую инспекцию только при отсутствии ошибок.
4. Значительность отчета. Надзорные органы любят вносить изменения в налоговые декларации. Благодаря специализированной программе, 6 НДФЛ постоянно будет в обновленном формате.

Важно! Компания получает бесплатный доступ к программе для тестирования продукта в течение нескольких месяцев.

Такое право предоставляет Контур Экстерн. Новые клиенты получают бесплатный доступ на 3 месяца, для начала работы проходят регистрацию на сайте. Если эксплуатация пробного варианта прошла удачно, запрашивается счет, и форма 6 НДФЛ сдается таким же образом в дальнейшем.

Заполнение 6 НДФЛ в электронном виде – легкий и выгодный способ сдачи отчетности и помогает бухгалтеру избежать ошибок, при помощи автоматической проверки сведений, а также сокращает время на предоставление расчета в налоговую инспекцию. Организации, насчитывающие в штате 25 человек и более, обязаны подавать расчет 6 НДФЛ только в таком виде.

России 14 октября 2015 года была утверждена отчётная форма: расчёт НДФЛ по форме 6НДФЛ, который был исчислен и удержан у физических лиц в отчётном периоде. Декларация по утверждённой форме обязательна к заполнению и предоставлению в ИФНС для всех налоговых агентов (компаний, организаций, предприятий и индивидуальных предпринимателей).

Отчёт по форме 6-НДФЛ: регламент сдачи, структура

Отчёт по форме 6НДФЛ передаётся в налоговую инспекцию ежеквартально. Предельный срок сдачи - последний день месяца, который следует за отчётным. Если эта дата выпадает на праздник, субботу или воскресенье, то допустимая дата сдачи отчёта - следующий рабочий день за выходным или праздником.

В 2017 году расчёт по отчёту сдаваться в налоговый орган должен не позже:

• третьего апреля 2017 г. (годовой расчёт за 2016 год),
• второго мая 2017 г. (квартальный отчёт за три месяца 2017 года),
• тридцать первого июля 2017 г. (полугодовой отчёт за 2017 год),
• тридцать первое октября 2017 г. (отчёт за девять месяцев 2017 года).

Отчёт за 2017 год следует сдать не позже второго апреля 2018 года.

Нарушение предельных сроков сдачи отчётности приводит к санкциям со стороны налоговых органов. Налоговый агент наказывается штрафом в одну тысячу рублей за каждый просроченный месяц, даже если просрочка составила всего один день.

Штрафные санкции предусмотрены при неправильном оформлении и ошибках в расчёте 6НДФЛ. За обнаруженные налоговиками неточности придётся заплатить штраф в пятьсот рублей.

Этот отчёт предоставляет информацию не по конкретному физлицу, а в целом по начисленному и перечисленному подоходному налогу по всем физлицам, получавшим доходы в организации.

• Петровой Н.И. - в течение 10 месяцев с начала года на 1 ребёнка 1400 рублей х 10 мес.= 14 000 руб
• Морозову Е.Н. - в течние 3 месяцев с начала года на троих детей - ((1400 х 2)+ 3000) х 3 мес. = 17 400 руб
• Одному сотруднику в течение 2016 года предоставлялся стандартный вычет как инвалиду: Сидорову А.В. - за 12 месяцев с начала года вычет составил 500 х 12 мес. = 6000 рублей.

Чтобы без затруднений заполнить раздел 2 расчета 6 НДФЛ за четвёртый кв. 2016 года воспользуемся следующей вспомогательной таблицей. В ней отражены суммы выплат,налоговых вычетов, начисленного и уплаченного налога в 4 квартале.

Дата выдачи дохода	Дата фактич получ (начисления) дохода	Дата удерж НДФЛ	Дата пере числ НДФЛ	Послед день срока перечисл НДФЛ	Вид получ вознагражд. (дохода) в рублях	Сумма дохода в рублях	Сумма налог вычетов в рублях	Удержанный НДФЛ в рублях
11.10.16	30.09.16	11.10.16	11.10.16	12.10.16	Зарплата за сентябрь (окончат.	300000	1900	((300000+150000) 58253, где 150000 уже выпл.аванс за 1 половину сентяб
20.10.16	31.10.16	11.11.16	11.11.16	12.11.16		150000
20.10.16	20.10.16	20.10.16	31.10.16	31.10.16	нетрудосп	24451,23
25.10.16	25.10.16	25.10.16	25.10.16	31.10.16	Вознагражд. по договору оказ. услуг	40000
11.11.16	31.10.16	11.11.16	11.11.16	14.11.16	Зарплата вторую пол.	317000	1900	((317000+150000)
11.11.16	11.11.16	11.11.16	30.11.16	30.11.16	Отпускные	37428,16
20.11.16	30.11.16	09.12.16	09.12.16	12.12.16	Зараб. плата за первую половину	150000
	30.11.16	09.12.16	09.12.16	12.12.16	Зараб.плата за вторую половину	320000	500	((320000+150000)
20.12.16	30.12.16	11.01.17	11.01.17	12.01.17	Зараб.плата за первую полов. декабря	150000
26.12.16	26.12.16	26.12.16	26.12.16	27.12.16	Дивиденды	5000
27.12.16	27.12.16	27.12.16	27.12.16	28.12.16	Подарки в не денежн. форме	35000		910((35000-28000)
					ИТОГО	1528879,39		194560

В таблице отражены выданные семи сотрудникам подарки к Новому году.

В 2016 года эти сотрудники не получали материальную помощь и другие подарки.

Пример заполнения второго раздела 6НДФЛ

По информации, указанной в приведённой выше таблице, рассмотрим, как заполнить раздел 2 6 НДФЛ:

Первый блок:

• стр. 100 - 30.09.2016 стр.130 - 300000;
• стр. 110 - 11.10.2016 стр.140 - 58253;
• стр. 120 - 12.10.2016.

Второй блок:

• стр. 100 - 20.10.2016 стр.130 - 24451.23;
• стр. 110 - 20.10.2016 стр.140 - 3183;
• стр. 120 - 31.10.2016.

Третий блок:

• стр. 120 - 31.10.2016.

Четвёртый блок:

• стр. 100 - 25.10.2016 стр.130 - 40000;
• стр. 110 - 25.10.2016 стр.140 - 5200;
• стр. 120 - 31.10.2016.

Пятый блок:

• стр. 100 - 31.10.2016 стр.130 - 317000;
• стр. 110 - 11.11.2016 стр.140 - 60463;
• стр. 120 - 14.11.2016.

Шестой блок:

• стр. 100 - 11.11.2016 стр.130 - 37428.16;
• стр. 110 - 11.11.2016 стр.140 - 4866;
• стр. 120 - 30.11.2016.

Седьмой блок:

• стр. 100 - 30.11.2016 стр.130 - 32000;
• стр. 110 - 09.12.2016 стр.140 - 6103;
• стр. 120 - 12.12.2016.

Восьмой блок:

• стр. 100 - 26.12.2016 стр.130 - 5000;
• стр. 110 - 26.12.2016 стр.140 - 650;
• стр. 120 - 27.12.2016.

Девятый блок:

• стр. 100 - 27.12.2016 стр.130 - 35000;
• стр. 110 - 27.12.2016 стр.140 - 910;
• стр. 120 - 28.12.2016.

2 раздел 6 НДФЛ: форма, образец заполнения нулевого отчёта

Отчёт 6НДФЛ обязаны предоставлять налоговые агенты: предприятия (организации) и ИП, выплачивающие вознаграждения за труд физическим лицам. Если в течение календарного года ИП или предприятие не начисляло и не выплачивало доходы сотрудникам и не вело финансовую деятельность, то нулевой расчёт формы 6НДФЛ можно не сдавать в ИФНС.

Но если организация или ИП предоставят нулевой расчёт, то ИФНС обязана его принять.

Инспекторы ИФНС не знют, что организация или ИП в отчётном периоде не вели финансовую деятельность и не являлись налоговыми агентами, и ожидают расчёт по форме 6НДФЛ. Если отчёт в течение двух недель после окончательного срока подачи не будет сдан, то ИФНС имеет право заблокировать банковский счёт и выставить штрафные санкции ИП или организации, не сдавшей отчёт.

Во избежание неприятностей с ИФНС бухгалтер имеет право предоставить декларацию 6НДФЛ (с пустыми значениями) или написать в ИФНС информационное письмо.

Образец подготовленного к сдаче отчёта с нулевыми показателями приведен ниже.

Образец письма в ИФНС о нулевом отчёте можно увидеть ниже.

Заполнение 6 НДФЛ: алгоритм действий

Для облегчения труда по заполнению второго раздела расчёта 6НДФЛ необходимо:

1. Подобрать все платёжные поручения по уплате НДФЛ в отчётном квартале.
2. Подобрать все платёжные поручения по перечислению доходов сотрудникам и расходно-кассовые ордера по выдаче доходов из кассы, разложить их в хронологическом порядке.
3. Составить вспомогательную таблицу по примеру, описанному выше
4. Информацию по каждому виду дохода в таблице заполнять согласно информации, приведённой в разделе: "Как заполнить 6НДФЛ: строки 100-120".
5. Из заполненной вспомогательной таблицы взять информацию для раздела 2 расчёта 6 НДФЛ.

Внимание:

• В строке 110 указывается день, в который реально выплачен доход сотрудника (даже если зарплата или другой доход выплачен позже даты, установленной НК).
• НДФЛ не удерживается при выплате аванса.
• В строке 120 проставляется предельная дата для перечисления в бюджет налога по виду дохода, а не действительная дата перечисления подоходного налога (даже если налог перечислен позже даты, установленной НК).
• В строке 140 проставляется сумма исчисленного подоходного налога с выплаченного дохода (если подоходный налог перечислен не полностью или вообще не перечислен, то всё равно проставляется налога, который надо было перечислить).

Второй раздел 6 НДФЛ. Ситуация: невозможно удержать налог

Как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ, когда удержать подоходный налог у сотрудника не представляется возможным?

Физическое лицо получило доход в натуральном выражении (например, подарок), но в дальнейшем у него нет денежных выплат.

У работодателя нет возможности удержать и перечислить в бюджет подоходный налог с выданного в натуральном выражении дохода.

Как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ в этой ситуации, указано ниже:

• стр.100 - день выдачи дохода в натуральном выражении;
• стр.110 - 0;
• стр.120 - 0;
• стр.130 - доход в натуральном выражении (сумма);
• стр.140 - 0.

Сумма не удержанного дохода указывается в разделе первом декларации по стр. 080.

Заключение

Декларация 6 НДФЛ - отчёт для бухгалтеров новый. При его заполнении возникает большое количество вопросов, не все нюансы рассмотрены и отражены в рекомендациях, данных налоговиками. Разъяснения и уточнения по спорным вопросам регулярно даются в официальных письмах ФНС Российской Федерации. В 2017 году не предусмотрены изменения отчётной формы и правил её заполнения. В данной статье отражено как заполнить 2 раздел 6 НДФЛ в самых распространённых ситуациях, приведённый алгоритм составления второго раздела расчёта успешно применяется на практике.

Удачи в сдаче отчётов!

НДФЛ (подоходный налог) является основным налогом, который рассчитывается в процентах от полученных физическим лицом доходов за исключением сумм (налоговых вычетов), которые снижают налоговую базу. С 01.01.2016 года организации и ИП должны представлять в ФНС отчетность по 6-НДФЛ ежеквартально по общей сумме по предприятию в целом. В этой форме необходимо отразить некоторые показатели в виде кодов, которые определены законодательством. Рассмотрим один из показателей – период представления, расположенного на титульном листе формы.

Нормативное регулирование

Статус налогового агента

Налоговым агентом по НДФЛ является юридическое или физическое лицо, которое выплачивает какие-либо доходы работникам (резидентов и нерезидентов), работающим по договорам (трудовым и ГПХ), рассчитывает и перечисляет подоходный налог с начисленных доходов.

Налоговый агент удерживает НДФЛ с получаемых доходов, но бывают ситуации, когда удержать этот налог не представляется возможным. В этом случае налоговому агенту нужно предоставить информацию в ФНС, на основе которой лицо обязано самостоятельно уплатить НДФЛ без посредника в лице налогового агента.

6-НДФЛ состоит из:

1. титульного листа
2. раздела 1, отражающего общую информацию
3. раздела 2, конкретизирующего информацию по: датам и суммам доходов и исчисленных налогов

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Титульный лист 6-НДФЛ отражает общую информацию об налоговом агенте для идентификации и заполняется налоговым агентом частично , не заполняется раздел: «Заполняется работником налогового органа», где указываются:

ИНН и КПП	В соответствии с документами
Номер корректировки	первичная сдача – 000, при уточнении – 001, 002 и т.д.
Период представления	Согласно Приложения 1 Приказа ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@
Налоговый период	4 цифры года
Представляется в налоговый орган	ФНС, куда сдается (например, 0276, где 02 – код Башкортостана, 76 – код ФНС по РБ)
По месту нахождения (учета)	Согласно Приложения 2 Приказа ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@
налоговый агент	сокращенное наименование с начала строки (для ИП – ФИО полностью)
Код по ОКТМО	ОКТМО муниципального образования
Номер контактного телефона	номер телефона с кодом – для связи при необходимости
На ___ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах	число страниц формы и количество листов документов, подтверждающие полномочия представителя, сдающего 6-НДФЛ
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю	код, ФИО
Подпись ________ Дата	подпись и дата подписания 6-НДФЛ
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя	вид документа, если форму сдает представитель
Заполняется работником налогового органа	информация о способе представления, количестве страниц документа, дате его получения, регистрационном номере, ФИО работника ФНС, принявшего 6-НДФЛ, его подпись

Период представления (код) в 6–НДФЛ

Приложению 1 к Порядку, утвержденному приказом от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ выделяет коды, которые необходимо проставлять на титульном листе формы :

Первая группа кодов, начинающихся с цифр 2-3 применяются действующими налоговыми агентами, а вторая группа реорганизованными или ликвидированными или находящиеся в этих процессах.

Код предоставления необходим для автоматизированной формы, в связи с этим важна точность отражения информации:

• коды периода представления должны быть обязательно и точно отражены
• при заполнении от руки используются черные, фиолетовые или синие чернила
• не следует подтирать, зачеркивать, применять корректор (необходимо заполнить новый бланк)

Поэтому использование специальной программы более предпочтительно для заполнения формы.

Пример заполнения раздела код для ликвидируемых предприятий

Организации, находящиеся на стадии ликвидации также имеет работников, которые получают доходы и на титульном листе в разделе период представления в периоде от начала года, когда происходит ликвидация, до завершения необходимо сдавать соответствующие формы отчетности.

Организация ликвидируется в марте 2018 г., значит 6-НДФЛ с кодом 51 должна быть сдана до окончания ликвидации.

Представление отчетности через Интернет

Обязательность сдачи отчетов в электронном виде основана на тех принципах, которые гласят о соблюдении достоверности и конфиденциальности передаваемой информации. При использовании такого сервиса налоговому агенту необходимо:

1. Ключ электронной подписи, выданный аккредитованным Минкомсвязи центром (центры предоставляют разные расценки на ключи)
2. Идентификатор, размещенный на сайте ФНС в разделе Электронные сервисы с использованием полученного ключа электронной подписи
3. Средство криптографической защиты
4. Корневой сертификат УЦ ФНС России и выдавшего ключ электронной подписи
5. Браузер Internet Explorer
6. Доступ к порту 443
7. ПК «Налогоплательщик ЮЛ» на сайте ФНС

Штрафы для налоговых агентов в отношении сдачи 6-НДФЛ

За нарушения по сдаче 6–НДФЛ (например, неверное проставление кода периода представления) предусматриваются меры наказания, выражаемое в таких формах:

В письме ФНС от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515 отражается возможность ФНС в срок 10 дней с даты сдачи (при условии не сдачи) 6-НДФЛ заблокировать банковский счет , что возможно при отсутствии письма или формы расчета

Для того, чтобы снять блокировку счета ИП необходимо:

• представить 6-НДФЛ (за задержку еще предусмотрен штраф)
• подать заявление в ФНС о том, что налоговым агентом доходы не выплачивались

При этом срок разблокировки счета в НК РФ не отражается.

Ошибка при ведении регистра

Регистр налогового учета в организации упрощает работу для дальнейшей обработки данных по работнику и формировании отчетности. Налоговые агенты, считая, что без эти регистров упрощают работу, ошибаются, а также могут быть оштрафованы за отсутствие первичного налогового учета.

Регистр рассчитан на 1 год (с 01 января по 31 декабря), его можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Заводится регистр на каждого работника при трудоустройстве. Регистры, как основу для отчетности, лучше вести нарастающим итогом. Доходы группируются по налоговым ставкам.

Разделы по видам доходов и исчислений налога нужно распределять по кодам. применяемым для отчетности.

Выплаты, получаемые работником в рамках трудовых отношений с юридическим лицом или ИП, облагаются НДФЛ. Согласно НК РФ этот налог с доходов наемного физического лица удерживает и платит в бюджет работодатель, выступая налоговым агентом по НДФЛ.

До 2016 года по суммам удержанного и уплаченного в казну подоходного налога за работников работодатель отчитывался один раз в год. Это отчет 2-НДФЛ по каждому работнику, который надо сдать в ИФНС до 1 апреля года, следующего за отчетным. Работодатель мог не платить зарплату или нарушать свои обязанности налогового агента - инспекторы ФНС не имели достаточно сведений, чтобы отслеживать нарушения в течение года.

С целью контроля перечисления налога введена новая форма - 6-НДФЛ, которую придется сдавать ежеквартально всем юрлицам и предпринимателям с наемными работниками (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк формы утвержден приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450.

6-НДФЛ включает в себя сведения о работодателе, суммах доходов и налоговых вычетов, датах реального получения доходов, удержаниях налога и перечисления в бюджет. Отчет 6-НДФЛ состоит из 3 частей: титульного листа, раздела 1 и раздела 2.

Общие правила заполнения формы 6-НДФЛ

Рассмотрим порядок заполнения 6-НДФЛ. Если вы сдаете отчет не через ТКС, то использовать для рукописного заполнения можно только ручку с черными, синими, фиолетовыми чернилами. Запрещается исправлять ошибки корректором.

В строки отчета сведения вносятся слева направо, начиная с крайней левой клетки, в пустых клетках должен стоять прочерк. Суммы доходов заполняются в рублях и копейках, а размер налога - только в рублях, копейки округляются. Заполнение 6-НДФЛ-2016 происходит отдельно по каждому ОКТМО. Листы нумеруются сквозной нумерацией, начиная с первого.

Как заполнить 6-НДФЛ: титульный лист

Юрлица указывают ИНН и КПП, предприниматели - только ИНН, а в поле «КПП» проставляют прочерки. Если вы сдаете 6-НДФЛ впервые в данном периоде, то «Номер корректировки» - 000. Если сдается уточненная декларация, то поле соответствует порядковому номеру корректировки (001, 002 и т.д.).

Период представления содержит цифровой код:

• для отчета за I квартал - 21;
• за полугодие - 31;
• - 33;
• за год - 34.

Налоговый период - год заполнения формы 6-НДФЛ. В поле «Представляется в налоговый орган» надо указать код налоговой инспекции. Поле «По месту нахождения (учета) (код)» включает в себя одно из указанных в перечне ниже:

• 120 - по месту жительства ИП;
• 320 - по месту ведения деятельности ИП (при использовании ПСН и ЕНВД);
• 212 - по месту учета российского юрлица;
• 212 - по месту учета крупнейшего налогоплательщика;
• 220 - по месту нахождения обособленного подразделения российского юрлица.

Налоговый агент в одноименном поле указывает сокращенное название в соответствии с уставом. Физлицо, являющееся налоговым агентом, вписывает свое ФИО полностью согласно паспортным данным. На первом листе также надо прописать ОКТМО предприятия, его номер телефона и количество страниц, содержащихся в расчете 6-НФДЛ.

• 1 - сам налоговый агент;
• 2 - представитель налогового агента (в случае сдачи отчета представителем, надо указать реквизиты подтверждающего полномочия документа).

В графе «Дата и подпись» расписывается тот, кто подтверждает сведения отчета. Правая нижняя четверть титульного листа предназначена только для отметок налогового инспектора.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: раздел 1

Суммы в разделе 1 указывают с начала года нарастающим итогом.

• В стр. 010 бухгалтер фиксирует ставку подоходного налога. Если работодатель выплачивает доходы по разным ставкам НДФЛ, для каждой ставки нужен отдельный раздел 1;
• Стр. 020 содержит сумму начисленного дохода, учитывая выплаты в рамках трудовых отношений, дивиденды и пособия по болезни;
• В стр. 025 дивиденды показывают отдельной суммой;
• Стр. 030 - сумма налоговых вычетов;
• Стр. 040 - сумма исчисленного налога (то есть, 13% от разницы между начисленным доходом и налоговыми вычетами);
• Стр. 045 - ;
• Стр. 050 содержит сведения о фиксированном авансе, который платит фирма за работника-иностранца на патенте;
• Число работников нужно указать в стр. 060 - учитывать нужно всех лиц, которые получали за отчетный период от работодателя выплаты;
• В стр. 070 бухгалтер укажет сумму удержанного налога, а те деньги, которые налоговый агент не удержал с работника указать нужно в стр. 080;
• Для суммы налога, которую работодатель вернул работнику, предназначена стр. 090.

Какие могут быть вопросы при заполнении 6-НДФЛ в разделе 1? Некоторые бухгалтеры считают, что суммы полученного работником имущественного вычета у работодателя, нужно указать в стр. 090. ФНС в письме от 18.03.2016 г. № БС-4-11/4538 пояснила, что данная строка предназначена для возврата излишне удержанных сумм согласно ст. 231 НК РФ. Налоговый вычет уже засчитан в показателях стр. 040 и стр. 070, повторно считать его по стр. 090 нельзя.

Должно ли соблюдаться равенство между стр. 040 и стр. 070? Нет, если у вас есть переходящие доходы: к примеру, мартовская зарплата, выданная в апреле. Поскольку начислена зарплата в марте, то налог с нее включен в стр. 040. А удержит его с работников и перечислит компания только в апреле. Показатель стр. 070 будет меньше показателя стр. 040, налоговики не будут считать это ошибкой (письмо ФНС от 15.03.2016 г. № БС-4-11/4222). Аналогичная ситуация происходит и с июльской, сентябрьской и декабрьской оплатой работникам.

Как заполнять форму 6-НДФЛ: раздел 2

Во втором разделе приводят сведения по суммам, которые работодатель перечислял сотрудникам за последние 3 месяца. Доходы нужно указать в соответствие с датами получения в соответствии с НК РФ:

	Дата получения дохода	Дата удержания налога	Крайняя дата перечисления НДФЛ
Зарплата	Последний день месяца	Выплата з/п по итогам месяца	Следующий рабочий день после выплаты з/п по итогам месяца
Отпускные	День выплаты	День выплаты
Больничные	День выплаты	День выплаты (стр. 100 и стр. 110 совпадают)	Последний день месяца, в котором начислили
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении	День выплаты	День выплаты (стр. 100 и стр. 110 совпадают)	Следующий рабочий день после выплаты

• Стр. 100 - день получения дохода. Зарплату в данном случае делить на аванс и окончательную выплату не нужно - указывается полностью месячная оплата
• Стр. 110 - дата удержания налога
• Стр. 120 - дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет
• Стр. 130 - содержит сумму фактически полученного дохода
• Стр. 140 - показывает размер удержанного НДФЛ.

Каждый тип выплат нужно отражать в отдельных строках 100-140 в хронологическом порядке. Если их не хватает, то добавьте еще один лист 6-НДФЛ - раздел 1 в нем дублировать не нужно.

Порядок сдачи 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ налогоплательщики должны сдавать ежеквартально. Для подготовки дается весь следующий календарный месяц после окончания отчетного периода. За отчетный год 6-НДФЛ нужно сдать не позднее 1 апреля следующего года.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2016 году:

Налогоплательщик сдает 6-НДФЛ в бумажном виде почтой России, лично или через представителя - если число сотрудников меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если работников больше, то отчет предоставляется в инспекцию только в электронном виде.

Сдавать 6-НДФЛ юрлица и ИП должны в ИФНС по месту постановки на учета. Важно: если у организации есть обособленные подразделения, то 6-НДФЛ надо сдавать отдельно в налоговую по месту нахождения материнской компании, и по месту нахождения ОП.

При нарушении сроков сдачи компанию ждет штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). А уже после 10 рабочего дня опозданий налогоплательщик рискует получить блокировку расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). За недостоверные сведения в 6-НДФЛ штраф составляет 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ). Если компания сама заметит ошибки в расчете и предоставит уточненку до того, как это сделает налоговый инспектор - штрафа не будет. Еще один штраф ждет юрлицо или ИП, у которого больше 25 сотрудников, но отчет предоставлен на бумаге - 200 руб. по ст. 119.1 НК РФ.

С порядком сдачи 6-НДФЛ связан еще один вопрос: нужно ли сдавать 6-НДФЛ с нулевыми показателями - если налогоплательщик не производил выплаты сотрудникам или у предпринимателя нет наемных работников? ФНС в письме от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928 подтвердила, что передавать в инспекцию расчет 6-НДФЛ обязаны только налоговые агенты. Если предприятие никому ничего не платило в отчетном периоде, то она налоговым агентом не является. Значит, сдавать нулевую форму 6-НДФЛ не нужно.

Контрольные соотношения отчетности 6-НДФЛ

Для проверки правильности налоговых деклараций ФНС публикует специальные контрольные соотношения - как для сопоставления данных внутри одного отчета, так и для междокументного контроля. Контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приводятся в письме ФНС от 10.03.2016 г. № БС-4-11/3852.

Ниже в таблице мы укажем соотношения для проверки показателей внутри самой формы 6-НДФЛ и вероятные причины несоблюдения соотношений:

Контрольное соотношение	Пояснение	В чем ошибка?
Стр. 020 => стр. 030	Сумма предоставленных налоговых вычетов (указывается по стр. 030) не может быть больше налогооблагаемого дохода с учетом НДФЛ (стр. 020)	Завышена сумма налоговых вычетов
Стр. 040 => стр. 050	Сумма фиксированного аванса (для иностранцев на патенте, указана по стр. 050) не может быть больше суммы исчисленного НДФЛ (стр. 040)	Ошибка в сумме авансового платежа
(стр. 020 - стр. 030)/100 * стр. 010 = стр. 040	Сумма исчисленного налога (стр. 040) должна быть равна сумме налога, рассчитанного исходя из дохода сотрудников, вычетов и ставки налога	Ошибка в расчете начисленного НДФЛ

Налоговые сотрудники не требуют, чтобы сумма всех строк 140 из раздела 2 была равна стр. 070 раздела 1: неравенство получается из-за переходящих доходов. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за год, а раздел 2 показывает сведения только за последние три месяца. Зарплата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь и декабрь) попадает как начисленная в раздел 1, а удержание налога с нее отражается уже в расчете 6-НДФЛ за последующий отчетный период.

Если вы заполняете 6-НДФЛ в бухгалтерской программе, то она сама проверит контрольные соотношения. Аналогичным функционалом наделены и системы сдачи электронной отчетности. Бухгалтеру важно знать формулы соотношений, чтобы быстро найти ошибку в 6-НДФЛ.

Пример заполнения 6-НДФЛ 2016

Давайте разберемся на примере, как заполнить 6-НДФЛ в 2016 году. Приведем пример заполнения 6-НДФЛ за 6 месяцев 2016 года.

ООО «Фантазия» в первом полугодии 2016 г. производило следующие выплаты работникам:

Вид выплаты		Сумма выплаты в руб.
Зарплата за декабрь 2015 г.
Зарплата за январь 2016 г.
Зарплата за февраль 2016 г.
Зарплата за март 2016 г.
Отпускные инженеру Васякину А.Г.
Зарплата за апрель 2016 г.
Больничный лист бухгалтера Федосеевой Л.В.
Зарплата за май 2016 г.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении инженера Столецкого И.В.
Зарплата за июнь 2016 г.

Зарплату по итогам календарного месяца «Фантазия» выплачивает 5 числа каждого следующего месяца. Доходы в 1 разделе 6-НДФЛ бухгалтер «Фантазии» отразил нарастающим итогом за все 6 месяцев, а во 2 разделе зафиксированы данные только за апрель-июнь 2016 г., учитывая зарплату за март 2016 г., которую «Фантазия» выплатила в апреле.

Обратите внимание: для выплат за апрель-июнь 2016 г. бухгалтеру «Фантазии» не хватило строк 100-140 в разделе 2, поэтому он составил дополнительный лист 003.

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.

Эльба рассчитает налоги и взносы и сформирует отчётность за сотрудников. Попробуйте 30 дней бесплатно. Например, проверьте сервис на ежемесячном отчёте СЗВ-М.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
• дивиденды,
• беспроцентные займы,
• подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Не нужно разделять информацию по каждому человеку, для этого есть другой отчёт — 2-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

• за 1 квартал — до 30 апреля
• за полугодие — до 31 июля
• за 9 месяцев — до 31 октября
• за год — до 1 апреля следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Строка 020: укажите доходы физлиц с 1 января по 30 июня — до того, как из них вычли НДФЛ. Зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строка 030 — сумма вычетов по доходам из строки 020. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 040 — сумма НДФЛ с доходов из строки 020.

Строки 025 и 045 — заполняйте, только если платили дивиденды.

Строка 050 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 060 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 070 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 040. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 080 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 090 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

• Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
• Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

• С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
• С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
• Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса . Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Как сдавать на бумаге или в электронном формате — если у вас не больше 25 сотрудников только электронно — если у вас больше 25 сотрудников.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности на ЕНВД или патенте, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».